Draft PTO X ERATA

Draft Petunjuk Teknis Tambahan
USULAN KEGIATAN SPP DAN PENGELOLAAN DANA BERGULIR
September, 2012
Authored by: National Management Consultant
Lampiran 2, surat
Nomor :
Tanggal :
Draft : Petunjuk Teknis Tambahan 1
Draft
PETUNJUK TEKNIS TAMBAHAN
USULAN KEGIATAN SPP DAN PENGELOLAAN DANA BERGULIR
I. LATAR BELAKANG
Dana bergulir adalah dana yang berasal dari Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) PPK, BLM-PNPM Mandiri Perdesaan, dana permodalan sumber lain serta hasil kegiatan perguliran yang dikelola oleh Unit Pengelola Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. Pelestarian kegiatan dana bergulir merupakan program pemerintah untuk upaya pengentasan kemiskinan, dengan demikian kepemilikan dana bergulir dalam BLM sebagai milik masyarakat yang dikelola tetap harus terjaga oleh kebijakan dan ketentuan program sesuai dengan tujuan program.
Hasil evaluasi terhadap pengelolaan dana bergulir khususnya kegiatan SPP (Simpan Pinjam kelompok Perempuan), menunjukkan kecenderungan permasalahan yang memerlukan antisipasi lebih ketat. Permasalahan utama adalah penyimpangan prosedur dan penyalahgunaan dana bergulir, terkait dengan cakupan dan kualitas supervisi dan monitoring yang disebabkan oleh jumlah dana yang dikelola oleh UPK. Pada sisi lain program belum menyediakan Bantuan Teknis yang memadai, sesuai dengan besarnya jumlah pinjaman dan permasalahan yang timbul. Sejalan dengan kondisi tersebut maka diperlukan suatu kebijakan tambahan yang bersifat penguatan kelembagaan dalam kaitan pelestarian kegiatan dana.
Pada sisi lain kesadaran masyarakat tentang kepemilikan dana bergulir secara luas perlu ditingkatkan sejalan dengan kecenderungan pengurus UPK yang bertindak seolah pemilik bukan sebagai pengelola, dimana pada beberapa lokasi ditemukan ketidak-transparan dalam pengelolaan keuangan dan dana bergulir sehingga diperlukan penyempurnaan kebijakan untuk penataan pengelolaan dana bergulir.
II. TUJUAN
Tujuan dari pentunjuk teknis tambahan ini adalah :
1. Menguatkan status kepemilikan oleh masyarakat terhadap kegiatan dana bergulir.
2. Penyempurnaan PTO Bab : Kebijakan Pokok - Point 1.7.3 Mekanisme Usulan Program, PTO Penjelasan IV Bab: 4.5 – Kegiatan Simpan Pinjam untuk Kelompok Perempuan dan Penjelasan X : Pengelolaan Dana Bergulir.
3. Menegaskan kebijakan pelestarian program PPK dan PNPM Mandiri Perdesaan tentang pengelolaan dana bergulir.
4. Mendorong penguatan kelembagaan UPK untuk lebih meningkatkan cakupan pelayanan sesuai dengan jumlah dana yang dikelola dan jumlah kelompok yang dilayani.
5. Mengurangi permasalahan akibat kurangnya kapasitas pengelola dana bergulir terkait dengan jumlah dana yang dikelola.
6. Meningkatkan akuntabilitas UPK pengelolaan dana bergulir terkait dengan jumlah dana yang dikelola.
Draft : Petunjuk Teknis Tambahan 2
III. KETENTUAN TAMBAHAN
1. PENDANAAN USULAN KEGIATAN SPP
a. Lokasi kecamatan yang dapat mengusulkan BLM untuk kegiatan SPP harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
i. UPK yang memiliki dana perguliran sampai dengan Rp.2 Milyar sebagai berikut :
1. Memiliki pengendapan kas dan bank untuk SPP dibandingkan dengan total permodalan SPP (yaitu jumlah kas pengembalian , bank pengembalian dan total pinjaman SPP di masyarakat) atau idle capital kurang dari 15 % secara rata-rata selama periode 3 (tiga) bulan terakhir sesuai laporan keuangan.
Kas + Bank SPP
Kas + Bank + Pinjaman SPP
2. Memiliki jumlah Kolektibilitas (2,3,4 & 5) SPP kurang dari 10 % jumlah saldo pinjaman secara rata-rata dalam periode 3 (tiga) bulan terakhir sesuai laporan keuangan.
Kolektibilitas SPP (2,3,4 & 5)
Saldo Pinjaman SPP Bulan ini
ii. UPK yang memiliki dana perguliran diatas Rp.2 Milyar sebagai berikut :
1. Memiliki pengendapan kas dan bank dana bergulir dibandingkan dengan total permodalan (yaitu jumlah kas pengembalian, bank pengembalian dan total pinjaman di masyarakat) atau idle capital kurang dari 15 % secara rata-rata selama periode 3 (tiga) bulan terakhir sesuai laporan keuangan.
Kas + Bank SPP
Kas + Bank + Pinjaman SPP
2. Memiliki jumlah Kolektibilitas (2,3,4 & 5) SPP kurang dari 10 % jumlah saldo pinjaman secara rata-rata dalam periode 3 (tiga) bulan terakhir sesuai laporan keuangan.
Kolektibilitas SPP (2,3,4 & 5)
Saldo Pinjaman SPP Bulan ini
3. Tidak diperkenankan mendanai usulan SPP yang berasal dari BLM bila penilaian kesehatan UPK menunjukan hasil “Tidak Sehat”. Penilaian kesehatan dilakukan oleh Fasilitator Kecamatan yang mengacu pada PTO Penjelasan X dan divalidasi oleh Fasilitator Kabupaten
b. Mekanisme keputusan pendanaan untuk kegiatan SPP sebagai berikut :
i. Keputusan pendanaan SPP dilakukan pada MAD Penetapan Usulan.
ii. Sebelum melakukan Keputusan Penetapan Usulan, BKAD menyampaikan kepada Forum MAD Hasil Sertifikasi UPK oleh Fasilitator Kabupaten
iii. Hasil Sertifikasi UPK terdiri dari hasil penilaian terhadap kondisi idle capital, tunggakan, dan penilaian kesehatan UPK.
iv. Hasil sertifikasi bersifat mutlak artinya lokasi kecamatan yang akan memutuskan pendanaan kegiatan SPP harus memenuhi persyaratan ketentuan 1.a. tersebut diatas.
v. Sertifikasi UPK dilakukan oleh Tim Fasilitator Kabupaten (Fasilitator Pemberdayaan, Fasilitator Teknik dan Fasilitator Keuangan) melalui verifikasi laporan keuangan UPK dan validasi lapangan.
vi. Hasil Sertifikasi UPK oleh faskab disampaikan kepada Fasilitator Kecamatan (FK), selanjutnya FK disampaikan kepada BKAD sebelum dilakukan MAD Penetapan Usulan.
X 100% = (lebih kecil dari 15,00%)
X 100% = (lebih kecil dari 10,00%)
X 100% = (lebih kecil dari 15,00%)
X 100% = (lebih kecil dari 10,00%)
Draft : Petunjuk Teknis Tambahan 3
c. Lokasi yang telah melakukan Penetapan Pendanaan Kegiatan SPP (pembuatan SPC) untuk Tahun Anggaran 2012 sebelum petunjuk teknis ini diberlakukan maka agar tetap memberlakukan SPC yang sudah ditetapkan untuk Tahun Anggaran berjalan.
2. PENATAAN PENGELOLAAN KELEMBAGAAN UPK
Untuk menunjang akuntabilitas pengelolaan keuangan BLM dan pengelolaan dana bergulir bagi lokasi kecamatan yang telah mempunyai permodalan di atas Rp. 2 milyar diatur dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Pengelolaan Administrasi UPK
i. Pemisahan administrasi pengelolaan BLM dan administrasi perguliran
1. Pengelolaan BLM yang mencangkup DOK dan Dana Kegiatan.
2. Pengelola kegiatan dana bergulir SPP/UEP.
ii. Pengelolaan Administrasi Keuangan dan Pelaporan :
1. Pengelolaan Rekening dan Buku Bank;
a) Bendahara akan mengelola rekening Opersional, Pengembalian SPP/UEP, BLM Kegiatan, dan DOK.
b) Pengelola Kegiatan Dana Bergulir akan membantu bendahara dalam mengelola rekening Pengembalian SPP/UEP.
2. Administrasi untuk Pengelolaan BLM dan Dana Bergulir;
a) Pengelola BLM akan mengelola buku kas Operasional BLM Kegiatan dan DOK beserta bukti-bukti transakasi.
b) Pengelola Kegiatan Dana Bergulir akan mengelola buku penerimaan SPP/UEP dan kartu kredit SPP/UEP beserta bukti-bukti transaksi.
3. Laporan Pengelolaan dilakukan secara terpisah sebagai berikut :
a) Laporan Pengeloaan Dana BLM terdiri dari :
(1) Laporan Arus Dana. Form 83
(2) Laporan Realisasi Pencairan Dana (Formulir 79)
(3) Laporan Keuangan Program (Neraca Program dan Laporan Operasional Program). Formulir 82
(4) Laporan Keuangan DOK.
b) Laporan Pengelolaan Dana Bergulir terdiri dari :
(1) Laporan Perkembangan Pinjaman (Formulir 80)
(2) Laporan Kolektibilitas (Formulir 81)
(3) Laporan Perkembangan Kelompok (Formulir 84-a)
(4) Laporan Jenis Usaha/Kegiatan Kelompok (Formulir 84-b)
(5) Laporan Pinjaman Bermasalah (Formulir 84-c)
(6) Laporan Rugi/Laba Microfinance (Formulir 84-d)
(7) Neraca Microfinance (Formulir 84 – e)
iii. Lokasi yang telah mempunyai permodalan paling sedikit Rp 2 Milyar segera melakukan pemisahan pengelolaan paling lambat 3 (tiga) bulan setelah ketentuan ini diberlakukan.
b. Struktur Pengurus UPK
Struktur Pengurus UPK terdiri dari Pengurus Inti dan Pengurus Fungsional
i. Pengurus inti yaitu :
1. Ketua UPK,
Draft : Petunjuk Teknis Tambahan 4
2. Unit pengelola Dana BLM yaitu Sekretaris dan Bendahara UPK
3. Unit Perguliran/Pengelola Dana Bergulir.
ii. Pengurus fungsional adalah pengurus yang membantu unit pengelola dana bergulir, unit pengelola dana BLM dan sebagainya. Jumlah pengurus fungsional disesuaikan dengan memperhitungkan kemampuan pembiayaan UPK yang bersumber dari jasa pinjaman SPP/UEP.
iii. Jumlah pengurus inti adalah :
1. Satu orang Ketua UPK sebagai penanggung jawab secara menyeluruh pengelolaan kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh UPK.
2. Satu orang Sekretaris UPK untuk membantu secara operasional Ketua UPK dalam pengelolaan kegiatan.
3. Satu orang Bendahara untuk membantu Ketua UPK dalam melakukan pengelolaan keuangan.
4. Satu Orang Unit Perguliran/pengelola dana bergulir untuk membantu Ketua UPK dalam melakukan pengelolaan dana bergulir.
c. Sumber pembiayaan pengurus UPK:
i. Ketua, Sekertaris dan Bendahara UPK (Pengelolaan BLM) bersumber; maksimal 2% dari besaran dana BLM, Bunga Bank BLM dan Bunga Bank Operasional yang besarannya ditetapkan melalui keputusan MAD.
ii. Pengelolaan dana bergulir (manager UEP/SPP dan staf pendukung) mengacu dari besaran pendapatan jasa pinjaman (SPP dan UEP) dan bunga bank rekening pengembalian yang disusun dalam anggaran biaya dan ditetapkan melalui keputusan MAD.
Pengurus Fungsional
Pengurus Inti
Bagan Organisai UPK
Draft : Petunjuk Teknis Tambahan 5
3. PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN PENGURUS UPK
a. Penetapan pengurus UPK wajib melalui Musyawarah Antar Desa (MAD).
b. Musyawarah Antar Desa (MAD) dapat dilaksanakan dengan ketentuan 75% dari jumlah desa di kecamatan tersebut mengirimkan wakil-wakilnya untuk mengikuti MAD.
c. Peserta MAD terdiri dari :
1. Enam (6) orang wakil per desa yaitu Kepala desa, 2 orang wakil dari BPD/nama lain yang sejenis jika sudah tidak ada, dan 3 orang tokoh masyarakat (sekurang-kurangnya 3 orang dari keenam wakil tersebut adalah perempuan). Enam (6) orang wakil per desa mempunyai hak suara/pendapat yang sama dalam pengambilan keputusan.
2. Secara umum unsur-unsur yang dapat hadir dalam MAD:
a) Camat dan staf terkait
b) BPD atau sebutan lainnnya
c) Lembaga Pemberdaya Masyarakat
d) Wakil RTM dari setiap desa
e) Wakil perempuan dari setiap desa
f) Lembaga Swadaya Masyarakat
g) Tokoh masyarakat, tokoh agama
h) Anggota masyarakat lainnya yang berminat hadir
d. Pengurus inti dan pengurus fungsional dapat diberhentikan oleh BKAD sebelum akhir periode tanpa melalui MAD, apabila terjadi hal-hal sebagai berikut:
i. Sengaja melakukan pelanggaran ketentuan program
ii. Melakukan penyalahgunaan dana yang dikelola
iii. Adanya kelompok fiktif yang terdanai
iv. Adanya kesengajaan membuat laporan fiktif program
v. Berhalangan yang menyebabkan buruknya kualitas pelayanan UPK (Kehadiran di kantor UPK kurang dari 50% dari jumlah hari kerja dalam sebulan)
vi. Tidak lagi berdomisili di wilayah kecamatan
4. MASA KERJA PENGURUS UPK
Masa kerja pengurus inti dan pengurus fungsional adalah:
a. Masa kerja pengurus Inti adalah 2 (dua) kali periode jabatan, satu periode jabatan adalah 36 bulan.
b. Masa kerja pengurus fungsional adalah 2 (dua) kali periode jabatan, satu periode jabatan adalah 24 bulan.
c. Pengurus UPK yang telah mencapai 6 (enam) tahun periode kepengurusan, maka BKAD melalui MAD melakukan penggantian paling lambat 6 bulan setelah petunjuk teknis ini diberlakukan.
d. Pengurus lama (dengan catatan kinerja baik) dapat dipilih kembali setelah satu periode kepengurusan UPK baru.
5. KETENTUAN HONOR DAN TUNJANGAN PENGURUS UPK
Ketentuan Penetapan Honor dan tunjangan ditetapkan melalui MAD berdasarkan kemampuan keuangan UPK dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Penetapan honor yang diberikan setiap bulan mengacu pada upah minimum kabupaten/kota. Dengan besaran sebagai berikut;
Draft : Petunjuk Teknis Tambahan 6
i. Honor Ketua UPK, maksimal 1,5 kali upah minimum kabupaten/kota
ii. Honor Sekertaris, Bendahara dan Unit Perguliran, maksimal 1,25 kali upah minimum kabupaten/kota
iii. Honor pengurus Fungsional, maksimal 1 kali upah minimum kabupaten/kota
b. Tunjangan transportasi dan uang makan harian yang dihitung dari jumlah kehadiran di kantor UPK dengan rumusan maksimal 1/50 UMK per hari.
c. Tunjangan Transport pembinaan disesuaikan berdasarkan realisasi pembinaan dan diperhitungkan sebagai biaya operasional dengan besaran kewajaran, misalnya : penggantian transport biaya reguler, penggantian Bahan Bakar Minyak,dsb.
d. Tunjangan yang bersifat kebutuhan individu secara langsung misalnya : misalnya asuransi, tabungan pensiun, kesehatan, dsb tidak diperbolehkan dibayar dengan biaya operasional UPK.
6. TATA CARA PENYALURAN DANA BERGULIR
Tatacara penyaluran BLM SPP mengikuti ketentuan PTO dan Penjelasan IV. Penyaluran dana bergulir mengikuti Penjelasan X (Penjelasan PTO X - Point.10.1.2) dengan ketentuan tambahan sebagai berikut :
a. Umur kelompok sekurang-kurangnya 1 tahun pada saat akan mengajukan pinjaman.
b. Dokumen Pengajuan Usulan Kelompok harus dilampiri daftar calon penerima manfaat dengan copy KTP atau identitas lain.
c. Dokumen hasil verifikasi mencantumkan : waktu verifikasi, anggota tim verifikasi, nama dan alamat yang di verifikasi, serta hasil analisis proses verifikasi.
d. Sebelum dilakukan penyaluran dana, berkas pinjaman harus dilampiri dengan :
i. Dokumen yang terkait dengan Pengajuan Usulan Kelompok
ii. Evaluasi kelengkapan dokumen oleh UPK
iii. Hasil Verifikasi dan Keputusan Pendanaan
iv. Surat Perjanjian Pinjaman dan kartu pinjaman yang telah ditandatangani antara kelompok dan UPK.
e. BP-UPK dan Tim Pendanaan melakukan supervisi kelengkapan berkas pinjaman dan jika diperlukan melakukan validasi lapangan sebelum dilakukan penyaluran dengan dibuat lembar khusus hasil supervisi yang diserahkan kepada BKAD.
f. UPK membuat dokumen realisasi penyaluran dengan melampirkan tanda terima uang (kuitansi) dan daftar pemanfaat yang telah menerima.
g. BP-UPK dan Tim Pendanaan melakukan pemeriksaan dokumen realisasi penyaluran setiap bulan dan melaporkan kepada BKAD.
h. UPK membuat Laporan Realisasi Perguliran setiap bulan yang ditandatangani oleh Tim Pendanaan dan Fasilitator Kecamatan kepada BKAD.
i. UPK wajib menempelkan daftar seluruh nama kelompok penerima manfaat pada papan informasi sebagai bentuk transparansi dan meminimalisir terjadinya kelompok fiktif.
j. BP-UPK diwajibkan untuk melakukan pemeriksaan seluruh kelompok.
Draft : Petunjuk Teknis Tambahan 7
7. SUPERVISI FASILITATOR
a. Fasilitator Kecamatan diwajibkan membuat perencanaan kegiatan atas dukungan fasilitasi terhadap penyesuaian ketentuan yang ada dalam petunjuk teknis tambahan ini dengan jangka waktu maksimal 3 (tiga) bulan dan melaporkan secara berkala setiap bulan kepada Fasilitator Kabupaten.
b. Fasilitator Kecamatan memastikan adanya kartu kredit kelompok di UPK telah diisi sesuai dengan ketentuan dan rekap hasil supervise dilaporkan dalam Laporan Bulanan Fasilitator Kecamatan.
c. Fasilitator Kecamatan memastikan bahwa pendanaan kegiatan dana bergulir sesuai dengan tata cara penyaluran dana bergulir seperti tercantum dalam point 5
d. Fasilitator Kecamatan bersama dengan UPK melakukan print-out seluruh rekening bank yang dikelola UPK minimal satu kali dalam 3 bulan untuk masing-masing rekening, dan dilaporkan dalam laporan kegiatan Fasilitator Kecamatan.
e. Fasilitator Kecamatan diwajibkan melakukan supervisi seluruh kelompok minimal 2 kali dalam periode pinjaman dengan tenggang waktu minimal 3 bulan.
f. Tim Fasilitator Kabupaten melakukan audit internal untuk Fokus Dana Bergulir sesuai dengan SOP dan Panduan Audit Internal.
8. AUDIT EKSTERNAL KEGIATAN DANA BERGULIR
a. Dalam menjaga akuntabilitas dan transparansi pengelolaan kegiatan dana bergulir, pada UPK yang memiliki dana perguliran minimal 2 milyar maka BKAD (berdasarkan hasil keputusan MAD) diwajibkan untuk meminta badan/lembaga auditor eksternal ataupun organisasi yang telah terdaftar dan memiliki sertifikasi akuntan publik untuk melakukan pemeriksaan terhadap pengelolaan kegiatan dana bergulir.
b. Bagi UPK yang memiliki dana perguliran minimal 2 milyar namun tidak melaksanakan audit eksternal tersebut di atas maka kecamatan tidak dapat menambah BLM baru untuk kegiatan SPP.
9. PENATAAN AD/ART dan SOP UPK
a. BKAD melalui MAD menyesuaikan AD/ART dan SOP sesuai dengan Petunjuk Teknis Tambahan Usulan Kegiatan SPP dan Pengelolaan Dana Bergulir.
b. Petunjuk Teknis Tambahan akan menjadi acuan terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan pengelolaan dana bergulir.
IV. PENUTUP
Petunjuk Teknis Tambahan ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari PTO dan Penjelasan PTO PNPM Mandiri Perdesaan. Dalam pelaksanaan petunjuk ini diperlukan beberapa formulir yang akan ditetapkan melalui Nota Dinas atau Surat dikemudian hari.