PENJELASAN IX PENDANAAN DAN ADMINISTRASI KEGIATAN PNPM MANDIRI PERDESAAN

Pendanaan PNPM Mandiri Perdesaan  bersumber dari  Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) serta Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Pendanaan tersebut dilakukan melalui proses penyaluran dan pencairan dana.

Pada prinsipnya, semua proses terkait dengan penyaluran dan pencairan  dana PNPM Mandiri Perdesaan di  kecamatan dikelola dan diadministrasikan oleh Unit Pengelola Kegiatan (UPK), sedangkan kegiatan pengelolaan dan pengadministrasian di desa dilaksanakan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK).

Administrasi kegiatan dimaksud adalah  administrasi kegiatan yang dimulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan, pengendalian kegiatan serta administrasi dan pelaporan keuangan.

9.1.  Pencairan  Dana  PNPM Mandiri Perdesaan

Pencairan dana PNPM Mandiri Perdesaan adalah aliran dana Bantuan   Langsung Masyarakat (BLM) kecamatan yang bersumber dari APBD  melalui Kantor Kas Daerah setempat dan APBN melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan  Negara (KPPN) ke kecamatan.

9.1.1.    Sumber Dana BLM PNPM Mandiri Perdesaan

PNPM Mandiri Perdesaan merupakan program Pemerintah Pusat bersama Pemerintah Daerah, artinya program ini direncanakan, dilaksanakan dan didanai bersama-sama berdasarkan persetujuan dan kemampuan yang dimiliki oleh Pemerintah Pusat dan Daerah.

Sumber dana  berasal dari:

a.      Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)

b.      Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah  (APBD)

c.      Swadaya masyarakat

d.      Partisipasi dunia usaha

9.1.2.    Mekanisme Pencairan Dana BLM PNPM Mandiri  Perdesaan

Pencairan dana dari KPPN ke kecamatan dilakukan melalui UPK.   Pencairan  dana BLM  dari APBN dilakukan melalui KPPN ke rekening kolektif dengan nama ”Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan”  pada bank pemerintah setempat atau bank lainnya sesuai keputusan masyarakat. Tata cara dan dokumen yang harus disiapkan dalam proses pencairan dana BLM yang bersumber dari APBN akan diatur secara tersendiri melalui   Peraturan Dirjen Perbendaharaan, Departemen Keuangan serta Peraturan Dirjen PMD, Departemen Dalam Negeri.

Sedangkan pencairan dana BLM yang bersumber dari APBD dilakukan    melalui Kantor Kas Daerah setempat ke rekening kolektif dengan nama “Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan” pada bank pemerintah setempat atau bank lainnya sesuai keputusan masyarakat. Dana yang berasal dari APBD harus dicairkan terlebih dahulu ke rekening kolektif BPNPM di UPK, selanjutnya diikuti dengan pencairan dana yang berasal dari APBN.

Fasilitator Kabupaten  harus memastikan ketersediaan dana tersebut dan ikut memfasilitasi proses pencairannya hingga masuk ke rekening UPK..

Nilai BLM yang akan dicairkan dari Kantor Kas Daerah selanjutnya dicantumkan  dalam Surat Perjanjian Pemberian Dana (SP2D).  Total dana yang akan dicairkan dari Kantor Kas Daerah adalah total nilai sesuai ketentuan  yang akan  digunakan untuk membiayai usulan kegiatan yang telah ditetapkan dalam Surat Penetapan Camat (SPC) di luar beban pajak daerah.

Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan dapat berupa rekening Giro ataupun rekening Tabungan. Rekening tersebut dibuka dengan spesimen tanda tangan:(1) Ketua UPK, (2) Fasilitator Kecamatan, dan (3) Wakil Masyarakat yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Antar Desa (MAD). Setiap pergantian personil dari ketiga pihak tersebut harus dilakukan penggantian spesimen tanda tangan. Apabila terjadi pergantian Fasilitator Kecamatan dalam satu kabupaten, maka sambil menunggu penetapan dapat dilakukan penggantian spesimen sementara dengan mengalihkannya kepada Fasilitator Kabupaten.

9.2.Penyaluran Dana PNPM Mandiri Perdesaan

Penyaluran dana PNPM Mandiri Perdesaan adalah aliran dana PNPM Mandiri Perdesaan dari rekening kolektif di UPK ke desa melalui Tim Pengelola Kegiatan (TPK) sesuai dengan rencana kegiatan dan kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

9.2.1.    Mekanisme Penyaluran  Dana PNPM Mandiri Perdesaan

a.    Sebelum penyaluran dana ke desa dilakukan, maka dibuat Surat Perjanjian Pemberian Bantuan (SPPB) antara UPK dan TPK yang diketahui oleh camat dan tiap-tiap kepala desa. SPPB memuat jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, dengan melampirkan dokumen-dokumen sebagai berikut:

Lampiran dokumen kegiatan prasarana sarana meliputi :

-   Gambaran umum desa;

-   Peta desa yang menunjukkan lokasi kegiatan;

-   Peta sosial desa berdasarkan hasil penggalian gagasan;

-   Hasil penggalian gagasan berdasarkan kalender musim;

-   Hasil pemetaan Rumah Tangga Miskin (RTM);

-   Hasil verifikasi usulan desa;

-   Gambar rencana teknis yang dinyatakan layak oleh Fasilitator Kecamatan atau Fasilitator Kabupaten.;

-   Formulir masalah dampak lingkungan;

-   Rencana Anggaran Biaya Detail;

-   Copy kontrak pengadaan bahan dan material serta sewa alat berat;

-   Foto 0% dari prasarana yang akan dibangun/direnovasi;

-   Jadwal pelaksanaan;

-   Surat pernyataan TPK yang menyatakan telah menerima swadaya sesuai dengan yang dicantumkan dalam usulan desa;

-   Surat pernyataan sanggup memelihara prasarana yang akan dibangun.

Lampiran dokumen kegiatan simpan pinjam dan peningkatan kualitas hidup     lainnya, yaitu: 

-   Hasil pemetaan RTM;

-   Peta sosial desa dan lokasi penerima manfaat;

-   Hasil penggalian gagasan dengan kalender musim;

-   Daftar penerima manfaat, besarnya nilai manfaat (SPP dan beasiswa), dan jangka waktu pengembalian pinjaman (SPP);

-   Rencana teknis pelaksanaan kegiatan (penyaluran dana beasiswa, pelatihan, posyandu, pemberian makanan tambahan,dan lain-lain.);

-   Jadwal pengembalian untuk kegiatan simpan pinjam;

-   Sanksi yang telah disepakati baik dalam musyawarah kelompok, Musdes maupun MAD;

-   Swadaya kelompok;

b.    Dokumen pengajuan tersebut  diperiksa kelengkapan dan keabsahannya oleh UPK dan Fasilitator Kecamatan. Kemudian UPK menyiapkan slip penarikan dari rekening kolektif dan Kuitansi-2 (KW-2).

c.    Penyaluran dana dari UPK ke TPK harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan jadwal pelaksanaan kegiatan desa. Kebutuhan dan jadwal pelaksanaan kegiatan desa selanjutnya dituangkan dalam Rencana Penggunaan Dana (RPD) yang disiapkan oleh Kader Pemberdayaan Masyarakat (KPM) dan TPK tiap-tiap desa untuk selanjutnya diverifikasi oleh UPK dan Fasilitator Kecamatan  di kecamatan.

d.    Setiap pengajuan penyaluran dana, TPK harus menyampaikan Laporan Penggunaan Dana (LPD) dari RPD sebelumnya disertai dengan bukti-bukti pertanggungjawabannya.

e.    Sebelum penyaluran dana terakhir, TPK dan  KPMD  membuat Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) yang ditandatangani oleh TPK dan KPM.

f.     Setelah kegiatan selesai 100 persen dan sebelum dilaksanakan Musyawarah Desa Serah Terima (MDST), terlebih dahulu harus dilakukan sertifikasi oleh Fasilitator Kecamatan terhadap kegiatan yang sudah dilaksanakan.

g.    Sebelum dilakukan MDST, dokumen-dokumen pencairan dan penggunaan dana harus sudah lengkap, diisi dengan benar sesuai dengan fakta penggunaannya.

9.3.Administrasi Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di Kecamatan

9.3.1.    Administrasi  dan Pelaporan Keuangan UPK

Administrasi dan pelaporan keuangan UPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/transaksi terkait dengan pengelolaan keuangan di UPK mulai  tahap penyusunan rencana anggaran, pembukuan sampai penyusunan laporan keuangan. Pengadministrasian dan pelaporan keuangan di tingkat kecamatan merupakan salah satu tugas utama UPK. Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendorong transparansi dan akuntabilitas khususnya dalam pengelolaan keuangan. Oleh sebab itu, dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat dan akurat serta didukung oleh bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.

Selanjutnya pencatatan semua transaksi keuangan sampai dengan penyusunan laporan keuangan dilakukan dengan menggunakan formulir standar keuangan yang terdiri dari buku kas harian,  buku bank, buku inventaris, laporan arus dana, neraca, laporan  operasional keuangan, laporan perkembangan pinjaman dan laporan kolektibilitas  sesuai  formulir PTO. Apabila dalam perjalanannya, UPK membutuhkan sistem pencatatan transaksi lebih kompleks, maka dapat dikembangkan  sistem pencatatan double entry (jurnal, buku besar, lembar kerja neraca hingga menjadi neraca saldo dan sebagainya).

Jenis-jenis Administrasi Keuangan dan Dana Bergulir UPK adalah sebagai berikut:

a.    Buku Kas Harian

Buku kas harian adalah buku untuk mencatat semua transaksi harian baik pemasukan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan uang tunai. Sesuai dengan penggolongan jenis dana yang dikelolanya, di UPK terdapat 5 jenis buku kas harian yaitu buku kas harian Dana Operasional Kegiatan (DOK), buku kas harian Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan, buku kas harian Operasional UPK, buku kas harian Usaha Ekonomi Produktif (UEP) dan buku kas harian Simpan Pinjam Kelompok Perempuan  (SPP).

b.    Buku Bank

Buku bank adalah buku untuk mencatat semua transaksi  baik pemasukan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan uang di bank. Sesuai dengan penggolongan jenis dana dan rekening yang dikelolanya, di UPK terdapat 5 jenis buku bank yaitu buku bank DOK, buku bank Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan, buku bank Operasional UPK, buku bank UEP dan buku bank SPP.

c.    Buku Inventaris

Buku inventaris adalah buku untuk mencatat semua pembelian barang inventaris UPK yang mencakup waktu pembelian, jumlah unit, harga perolehan termasuk nilai penyusutannya.

d.    Kartu Kredit/Pinjaman Kelompok

Kartu Kredit Kelompok adalah kartu untuk mencatat setiap penerimaan angsuran dari kelompok oleh UPK. Dalam kartu ini tercantum jadwal pembayaran dan besarnya angsuran. Kartu ini bisa juga berfungsi sebagai bukti pembayaran disamping  kuitansi penerimaan uang.

         

         Jenis-jenis Pelaporan Keuangan UPK adalah sebagai berikut:

a.    Laporan Arus Dana

Laporan arus dana adalah laporan yang menggambarkan tentang sumber, penggunaan dan perubahan dana dalam satu periode tertentu.

Yang dimaksud dengan sumber dana disini adalah semua dana yang masuk ke UPK selain dana bergulir (revolving fund), seperti BLM dan DOK, termasuk juga penerimaan bunga bank dari rekening BLM dan rekening DOK.

Penggunaan dana adalah setiap pengeluaran dana yang terkait dengan penyaluran BLM ke desa, penyaluran BLM menjadi operasional UPK serta seluruh penggunaan dana DOK, termasuk pengeluaran pajak dan administrasi bank yang timbul pada rekening BLM dan DOK.

Sedangkan perubahan dana adalah perubahan posisi saldo awal  dan saldo akhir dana karena adanya transaksi (dana masuk – dana keluar) yang terjadi dalam periode tertentu.

b.    Neraca

Neraca adalah laporan yang menjelaskan posisi keuangan UPK per tanggal tertentu (akhir bulan atau akhir tahun/Desember XX).

c.    Laporan Operasional Keuangan UPK

Laporan operasional keuangan adalah laporan yang menggambarkan pendapatan dari pengembalian jasa pinjaman, bunga bank yang diterima, dan lain-lain serta biaya operasional/non operasional UPK yang terjadi selama satu periode.

   Jenis-jenis Pelaporan Dana Bergulir UPK adalah sebagai berikut:

a.    Laporan Perkembangan Pinjaman

b.    Laporan Kolektibilitas

c.    Laporan Pinjaman Bermasalah

d.    Laporan Perkembangan Kelompok

e.    Laporan Jenis Kegiatan Kelompok

f.     Laporan Pemetaan UPK

g.    Laporan Penilaian Kesehatan UPK

h.    Laporan Keuangan UPK Microfinance

Secara lebih terperinci, laporan-laporan ini akan dijelaskan pada Penjelasan X PTO tentang Pengelolaan Dana Bergulir.

	Informasi keuangan yang lengkap dan benar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pemantauan dan  evaluasi serta pengendalian kinerja. Secara eksternal, penggunaan sistem akuntasi keuangan yang standar dan dapat diperiksa kebenarannya akan menjadi instrumen pembangun kepercayaan masyarakat dan bukti bahwa UPK telah mengelola keuangan secara tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

 

 

9.3.2.    Administrasi Proses Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di UPK (Non-

Keuangan)

Administrasi proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah kegiatan untuk mencatat/merekam  semua kejadian/peristiwa yang berkaitan dengan proses PNPM Mandiri Perdesaan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan. Pengadministrasian ini dilakukan agar semua proses kegiatan dapat dipertanggungjawabkan dan dapat dievaluasi.

Secara umum, jenis-jenis dokumen proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dikelompokan menjadi dokumen perencanaan, dokumen persiapan pelaksanaan, dokumen administrasi pelaksanaan, dokumen administrasi penyelesaian, dokumen pemantauan dan evaluasi, dokumen pemeliharaan serta pelaporan sesuai  Buku Formulir PTO PNPM Mandiri Perdesaan.

9.3.3.    Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK

UPK  diwajibkan menyimpan seluruh dokumen PNPM Mandiri Perdesaan baik  dokumen Keuangan  ataupun Non – Keuangan. Seluruh  dokumen yang ada adalah  milik negara, oleh karena itu mengingat pentingnya dokumen-dokumen tersebut maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekuensi hukum sesuai dengan hukum yang berlaku.

Dalam pengelolaan dokumen, penggolongan dapat mengacu pada pola yang dianggap baik, sederhana, lengkap serta mudah dalam pencariannya.

Pola pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan secara  sederhana dapat digambarkan sebagai berikut:

a.    Dokumen proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses PNPM Mandiri Perdesaan mulai perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan  urutan kegiatan dan atau menurut nama desa.

b.    Dokumen  keuangan adalah semua  pencatatan  yang berkaitan dengan transaksi  keuangan serta bukti-bukti transaksi/kuitansi baik asli ataupun fotocopy yang mencakup seluruh transaksi  dari mulai tahapan  pengajuan dana ke KPPN, pencairan hingga penyaluran dana ke  desa melalui TPK. Dokumen keuangan diantaranya: dokumen perencanaan keuangan, dokumen pencairan meliputi Surat Perintah Membayar (SPM), Surat Permintaan Pembayaran Pembangunan (SPP), Surat Permintaan Pembayaran (SP2), Berita Acara Penggunaan Dana Kegiatan (BAPDK), Laporan Penggunaan Dana Kegiatan (LPDG), Kuitansi-1 (KW-1) dan Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP),    bukti transaksi (nota , faktur dan kuitansi, dan sebagainya), semua buku rekening, semua buku catatan transaksi keuangan, semua laporan keuangan, dan sebagainya. Untuk dokumen penyaluran dan perencanaan keuangan disusun dalam file tersendiri secara terpisah. Sedangkan untuk dokumen bukti transaksi keuangan disusun berdasarkan waktu kejadiannya dan dikumpulkan dalam file menurut nama bulan.

c.    Dokumen kegiatan  pengelolaan dana bergulir adalah seluruh dokumen yang menyangkut kegiatan pinjaman dan identitas peminjam,  terdiri dari daftar peminjam berikut kartu identitas, kartu pinjaman, buku pinjaman, laporan perkembangan kelompok, laporan jenis kegiatan/usaha, laporan pinjaman bermasalah dan sebagainya. Penyusunan dokumen ini berdasarkan nama kelompok peminjam.

d.    Foto-foto kegiatan diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan  dan disusun sesuai dengan tahapan kegiatan.

Pengelolaan dokumen tersebut menjadi tanggung jawab pengurus UPK dibawah fasilitasi serta pengawasan oleh Fasilitator Kecamatan  dan PjOK. Setiap peminjaman dan pengembalian dokumen harus diadministrasikan dengan baik. Demikian juga, setiap ada pergantian pengurus UPK  harus dilakukan serah terima dokumen. Dokumen PNPM Mandiri Perdesaan tidak dibenarkan disimpan di rumah perseorangan, kecuali untuk maksud penyelamatan dalam kondisi tertentu dengan sepengetahuan dan persetujuan masyarakat.

9.4.Administrasi Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di Desa

9.4.1.    Administrasi dan  Pelaporan Keuangan TPK

Administrasi dan pelaporan keuangan TPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/transaksi terkait dengan pengelolaan keuangan di TPK  mulai dari tahap penyusunan rencana anggaran, pembukuan sampai penyusunan laporan keuangan. Pengadministrasian dan pelaporan keuangan di tingkat desa merupakan salah satu tugas utama TPK. Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendorong transparansi dan akuntabilitas khususnya dalam pengelolaan keuangan. Oleh karena itu dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat dan akurat serta didukung oleh bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.

Selanjutnya pencatatan semua transaksi keuangan sampai dengan penyusunan laporan keuangan dilakukan dengan menggunakan formulir standar keuangan yang terdiri dari buku kas harian,  laporan penggunaan dana, laporan fisik dan biaya, laporan penyaluran dana kegiatan pendidikan, kesehatan dan SPP serta laporan sumber dana dan penggunaan sesuai  formulir PTO.

a.    Buku Kas Umum

Buku kas umum adalah buku untuk mencatat semua transaksi pemasukan (pencairan dana dari UPK) dan pengeluaran (pembayaran untuk kegiatan prasarana sarana, kesehatan, pendidikan, SPP, dan peningkatan kapasitas kelompok usaha) yang bersifat tunai di TPK.

b.    Buku Kas Khusus

Buku kas khusus adalah buku untuk mencatat semua transaksi berdasarkan jenis kegiatan, mencakup buku kas operasional TPK, buku kas kegiatan prasarana sarana, buku kas kegiatan pendidikan, buku kas kegiatan kesehatan dan buku kas peningkatan  kapasitas kelompok usaha.

c.    Buku Material (BM)

Buku material adalah tempat mencatat material/bahan yang telah diterima dan bahan/material yang telah dibayar. Buku material berguna untuk menyiapkan RPD, menyiapkan pembayaran, mengendalikan pengadaan agar sesuai target, dan mengevaluasi pengadaan bahan. Bentuk buku material sesuai dengan format Buku Material (BM) yang terdapat dalam buku formulir. BM dibuat oleh Sekretaris TPK, ditutup setiap bulan mengikuti buku kas. Setiap penutupan harus diperiksa oleh ketua TPK, dan Fasilitator Kecamatan. Nomor bukti yang dicatat dalam BM adalah nomor bukti penerimaan barang.

d.    Rencana  Penggunaan Dana (RPD)

RPD adalah suatu dokumen yang memuat rencana kebutuhan dana yang akan dialokasikan untuk membiayai kegiatan sesuai dengan jadwal dan target pelaksanaan kegiatan. RPD memuat rencana kebutuhan bahan, alat, upah dan kebutuhan untuk penyaluran kegiatan SPP, pendidikan, kesehatan dan peningkatan kapasitas kelompok usaha serta nilai uang yang akan dibelanjakan. Besarnya nilai RPD tidak harus sama setiap tahapan. Setelah disusun oleh TPK, RPD harus diperiksa  oleh KPM dan Tim Pemantau serta diketahui oleh kepala desa. Selanjutnya RPD tersebut diajukan ke UPK untuk diverifikasi oleh  UPK,  Fasilitator Kecamatan dan PjOK sebelum mendapatkan persetujuan pencairan dana.

e.    Laporan Penggunaan Dana (LPD)

LPD adalah suatu dokumen yang memuat pertanggungjawaban TPK untuk setiap dana yang telah dicairkan dari UPK berdasarkan RPD yang disetujui sebelumnya.  LPD dibuat oleh TPK dan disetujui oleh Kepala Desa sebelum diserahkan ke UPK untuk diperiksa oleh UPK, Fasilitator Kecamatan dan PjOK. LPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang dapat dipertanggungjawabkan.

9.4.2.    Administrasi Proses Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di TPK (Non

Keuangan)

Administrasi proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di TPK  adalah kegiatan untuk mencatat/merekam  semua kejadian/peristiwa yang berkaitan dengan proses PNPM Mandiri Perdesaan khususnya di desa tersebut,  mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemeliharaan kegiatan.

Secara umum, jenis-jenis dokumen proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dikelompokan menjadi dokumen perencanaan, dokumen persiapan pelaksanaan, dokumen administrasi pelaksanaan, dokumen administrasi penyelesaian, dokumen pemantauan dan evaluasi, dokumen pemeliharaan serta pelaporan sesuai yang terdapat pada Buku Formulir PTO PNPM Mandiri Perdesaan.

 

9.4.3.    Pengelolaan Kearsipan/Dokumen TPK

TPK dan kepala desa diwajibkan menyimpan seluruh dokumen PNPM Mandiri Perdesaan  baik dokumen Keuangan   ataupun Non – Keuangan. Seluruh dokumen yang ada adalah  milik negara, oleh karena itu mengingat pentingnya dokumen tersebut maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekuensi hukum sesuai dengan hukum yang berlaku.

           

Dalam pengelolaan dokumen, penggolongan dapat mengacu pada pola yang dianggap baik, sederhana, lengkap dan mudah dalam pencariannya.

Pola pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan di TPK secara  sederhana dapat dilakukan dengan menggolongkan dan menyusun dokumen berdasarkan tahapan kegiatan dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan. Sedangkan untuk dokumen keuangan seperti bukti transaksi dapat disusun berdasarkan waktu kejadian  dan dikumpulkan dalam satu file menurut bulan.

Foto-foto kegiatan  dapat diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan  dan disusun sesuai dengan tahapan kegiatan.

Hal-hal Penting dalam Pengelolaan Keuangan oleh TPK ·           Pembayaran insentif harus diberikan secara langsung kepada setiap orang yang bekerja, baik sistim upah harian  maupun sistim borongan/target. ·           TPK tidak boleh mengeluarkan biaya untuk konsultan dan fasilitator, UPK, seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. ·           Pembayaran kepada pemasok (supplier) dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa. Fasilitator Kecamatan dan kabupaten harus memantau proses kemajuan pengadaan tersebut. ·           Dana Kas PNPM Mandiri Perdesaan dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga atau disimpan dalam rekening manapun. Dana tersebut hanya boleh dipegang Bendahara sebagai Kas TPK, dengan mengupayakan agar dana kas tersebut tidak terlalu besar dan tidak terlalu lama ada pada bendahara. Oleh karena itu, berapa besaran dana yang dipegang oleh bendahara harus mempertimbangkan rencana pengeluarannya baik dari segi waktu maupun jumlah (kapan dan berapa). Semua penerimaan dan pengeluaran harus segera dibukukan. ·           Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus dikirim ke UPK dalam rangka pengajuan pencairan dana. UPK dan Fasilitator Kecamatan  wajib untuk memeriksa arsip dan pembukuan TPK secara berkala (minimal mingguan), dan dapat meminta fotocopy bukti pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan pembina TPK. ·           Untuk menegakkan prinsip transparansi dan akuntabilitas, UPK dan TPK diwajibkan untuk mempublikasikan laporan keuangan. Publikasi dapat dilakukan  melalui  forum-forum musyawarah  yang melibatkan masyarakat, baik forum resmi sesuai tahapan PNPM Mandiri Perdesaan  maupun forum formal/informal lainnya atau dimuat dalam papan informasi yang ditempatkan di lokasi yang mudah diakses oleh masyarakat.